Stellt sich nun die Frage:

Wie bekomme ich meine Belege aus der Warenwirtschaft oder dem Rechnungswesen in die elektronische Form und wie muss diese aussehen, damit meine Kommunikationspartner sie auch lesen können?

Anstatt die Belege auszudrucken, werden also die Informationen aus dem Warenwirtschaftssystem in eine Datei gespeichert und als „Nachricht“ gesendet. Diese Datei muss ein exakt festgelegtes Format haben. Der meist genutzte Standard im Handelssegment ist UN/EDIFACT.

EDIFACT steht für: Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport.

Dieser Standard beschreibt jedoch nur das Datenformat und nicht den Übertragungsweg. Somit könnten die Daten auch auf eine Diskette gespeichert und über den Postweg zum Empfänger versendet werden. In der Praxis geschieht die Übertragung allerdings in der Regel über ein Mailsystem (X.400) oder das Internet (AS/2).

Der Standard EDIFACT ist für verschiedene Industrie und Handelsbereiche nochmals in Untergruppen, so genannte Sub Sets, unterteilt. Die wichtigsten hier wären z.B. EANCOM (Konsumgüterindustrie), EDITEC (Sanitärbranche) oder ODETTE (Automobilindustrie). Für diese Untergruppen gibt es verschiedene Nachrichtenarten die zwischen zwei Nachrichtenpartnern ausgetauscht werden.

Die Hauptnachrichtenarten in Bezug auf die Geschäftsabläufe wären hierbei Bestellung = ORDERS, Auftragsbestätigung = ORDRSP, Liefermeldungen = DESADV, Rechnung = INVOICE. Für Stammdaten gibt es die Nachrichtenart PRICAT.

Die Nachrichtenpartner und alle benötigten Nachrichtenarten müssen im Vorfeld eingerichtet werden, weshalb der organisatorische Teil einen Großteil der Vorbereitungen einnimmt.

Warum EDI

Beweggründe:
Es gibt verschiedene Situationen in denen hauptsächlich Lieferanten mit dem Problem an uns herantreten EDI machen zu müssen.
Meistens ist es der Fall, dass die Konzerne die sie beliefern, sie dazu drängen die Geschäftsnachrichten elektronisch auszutauschen. Häufig mit dem Druckmittel das andernfalls Teile des Rechnungsbetrags einbehalten werden oder der Lieferant ausgelistet wird.
In anderen Fällen wollen Firmen bei hohem Rechnungsaufkommen von sich aus auf elektronischen Datenaustausch umsteigen, da sie so Kosten einsparen wollen.

 Vorteile:

  • Potenziell steigende Kostenersparnis bei wachsendem Belegaufkommen im Vergleich zu Papierbelegen.
  • Höhere Qualität der Belegdaten, vor allem beim Belegeingang.
  • etc.

Welche Infos benötigen wir wenn wir ihnen ein Angebot machen sollen?
Mit welchen Nachrichtenpartnern sollen Nachrichten ausgetauscht werden?
Welche Nachrichtenarten sollen mit den Nachrichtenpartnern ausgetauscht werden?
Wie hoch ist in etwa das erwartete Belegaufkommen?

Das ist deshalb wichtig zu wissen, da unsere Software so ausgelegt ist, dass sie, je nach Höhe des Belegaufkommens, die Möglichkeit bietet, die Nachrichten mittels Konverter im eigenen Hause oder ausgelagert über ein Clearingcenter zu erzeugen. Darüber hinaus müssen wir in einem persönlichen Gespräch feststellen, ob es in ihren Geschäftsabläufen Besonderheiten gibt, die wir in der Umsetzung und Einrichtung des EDI-Moduls berücksichtigen müssen.

Was muss ich als Kunde tun, wenn ich „EDI“ machen soll?

  • Stammdaten pflegen / ergänzen
  • Wenn nicht bereits vorhanden, eigene ILN/GLN beantragen

Was übernehmen wir?

  • Kommunikation und Organisation mit den anzubindenden Handelspartnern und den Kommunikationspartnern.
  • Betreuung vom Projektbeginn an, während der Testphase, bis hin zum ersten Echtbeleg.
  • Danach helfen wir in Problemfällen weiter, die Sie alleine nicht lösen können.

Nach welchen Kriterien richtet sich der Preis?

  • Anzahl der Nachrichtenpartner
  • Art der Kommunikation (z.T. abhängig vom Nachrichtenpartner)
  • Anzahl der Nachrichten (Nachrichtenarten pro Nachrichtenpartner)
  • Berücksichtigung bestehender Individualprogrammierung
  • Entscheidung Konverter / Clearingcenter (richtet sich z.B. nach Höhe des Belegaufkommens)
  • Zusätzliche Sonderfunktionen, die in unserer EDI-Lösung noch nicht standardmäßig vorgesehen sind.
Wie funktioniert EDI

Wir machen Urlaub.

19.12.2016 - 01.01.2017

Für unsere Support-Kunden sind wir von Montag bis Freitag zwischen 09.00 – 11.00 Uhr per E-Mail zu erreichen.

Wir wünschen ein frohes Weihnachtsfest und einen guten Rutsch ins neue Jahr.

Ihr ShopYard24 Team

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